Las 15 funciones principales de salas de datos virtuales que necesitas en 2024

¿Buscas las características más importantes de una sala de datos virtual para asegurar el intercambio de documentos en 2024? Exploremos las 15 principales funciones de Papermark que hacen que compartir y colaborar con documentos sea seguro y eficiente.

Resumen rápido de funciones

1. Analítica y seguimiento de documentos: Analítica en tiempo real página por página y seguimiento de visualizadores
2. Marca personalizada: Opciones de marca blanca y dominios personalizables
3. Marcas de agua: Marcas de agua dinámicas con texto y posicionamiento personalizable
4. Requisitos de NDA: Aceptación obligatoria del NDA antes de acceder a documentos
5. Controles de acceso: Verificación de correo electrónico y restricciones de dominio
6. Lista de permitidos: Control de acceso basado en correos y dominios específicos
7. Permisos granulares: Control de acceso basado en grupos para archivos y carpetas
8. Control de versiones: Versionado de documentos y registros de auditoría
9. Organización de carpetas: Jerarquía estructurada de la sala de datos
10. Configuración de enlaces: Fechas de vencimiento y restricciones de acceso
11. Colaboración en equipo: Gestión de roles y espacios de trabajo compartidos
12. Visor de documentos: Visualización segura con adaptación móvil
13. Analítica avanzada: Métricas de engagement y reportes completos
14. Dominios personalizados: Comparte documentos con tu propio dominio
15. Auto-alojamiento: Implementa en tu propia infraestructura para control total

¿Qué es una sala de datos virtual?

Una sala de datos virtual (VDR) es un repositorio en línea seguro para almacenar y compartir documentos sensibles. Las VDR modernas van más allá del almacenamiento básico de archivos, ofreciendo funciones avanzadas de seguridad, seguimiento y colaboración, esenciales para:

• Due Diligence: Intercambio seguro de documentos durante fusiones y adquisiciones
• Captación de fondos: Compartir información confidencial con potenciales inversores
• Colaboración con clientes: Intercambio seguro de archivos con clientes y socios
• Proyectos en equipo: Gestión organizada de documentos para colaboración en equipo
• Cumplimiento normativo: Cumplimiento de requisitos regulatorios para el manejo de documentos

Aprende más sobre las salas de datos

¿Por qué algunas características son más importantes que otras?

Al elegir una sala de datos virtual, ciertas características tienen un mayor impacto en la seguridad y eficiencia:

Características de seguridad (alta prioridad)

• Marca de agua: Esencial para prevenir comparticiones no autorizadas
• Controles de acceso: Crítico para mantener la confidencialidad de documentos
• Requisitos de NDA: Vital para la protección legal
• Lista de permitidos: Fundamental para controlar el acceso a documentos

Características analíticas (prioridad media-alta)

• Seguimiento de documentos: Importante para entender el uso de documentos
• Análisis de usuarios: Valioso para monitorear el engagement
• Registros de actividad: Esencial para auditorías

Características de personalización (prioridad media)

• Opciones de marca: Importante para la presentación profesional
• Personalización de interfaz: Útil para la experiencia de usuario
• Configuración de enlaces: Útil para compartir de forma controlada

Características de integración (prioridad variable)

• Acceso API: Crítico para usuarios empresariales
• Integración con terceros: Importante para la eficiencia del flujo de trabajo
• Desarrollo personalizado: Valioso para necesidades específicas

Comparar todas las características

1. Analítica y seguimiento de sala de datos

Obtén información detallada sobre cómo se visualizan y utilizan tus documentos.

Capacidades clave:

• Seguimiento en tiempo real
• Analíticas página por página
• Identificación de visualizadores
• Análisis de tiempo de visualización
• Capacidades de exportación
• Informes personalizados

Más información sobre analíticas →

2. Personalización de marca de sala de datos

Haz tuya tu sala de datos con opciones completas de personalización de marca.

Capacidades clave:

• Soporte de dominio personalizado
• Personalización de logo
• Ajuste de esquema de colores
• Personalización de plantillas de email
• Rutas URL personalizadas
• Opciones de marca blanca

Más información sobre personalización de marca →

Crear sala con dominio personalizado

3. Marca de agua en documentos en la sala de datos

Protege tus documentos con marcas de agua dinámicas.

Capacidades principales:

• Variables de texto dinámicas
• Posicionamiento personalizable
• Control de opacidad
• Ajuste de tamaño de fuente
• Opciones de mosaico
• Personalización de color

Más información sobre marcas de agua →

4. Controles de acceso y seguridad de enlaces

Capacidades principales:

• Verificación de email
• Restricciones de dominio
• Controles de descarga
• Restricciones de impresión
• Acceso basado en IP
• Fechas de vencimiento

Más información sobre seguridad →

5. Requerir NDA antes de ver la sala de datos

Asegúrate de que los visitantes acepten tu NDA antes de acceder a documentos sensibles.

Capacidades principales:

• Carga de NDA personalizado
• Enlace a acuerdos en línea
• Seguimiento de aceptación
• Integración de analíticas
• Soporte de acuerdos PDF
• Aceptación obligatoria

Más información sobre requisitos de NDA →

6. Lista de permitidos

Controla el acceso a documentos con restricciones precisas de email y dominio.

Capacidades principales:

• Lista blanca de emails individuales
• Acceso por dominio completo
• Gestión flexible
• Actualizaciones sencillas
• Adición masiva de emails
• Notificaciones de acceso

Más información sobre listas de permitidos →

7. Permisos granulares

Establece permisos de acceso detallados para diferentes grupos y usuarios.

Capacidades principales:

• Control de acceso basado en grupos
• Permisos a nivel de carpeta
• Permisos a nivel de archivo
• Herencia de permisos
• Acceso basado en roles
• Gestión flexible de grupos

Más información sobre permisos granulares →

8. Controles de acceso

Protege la información sensible con controles de acceso granulares que te permiten decidir exactamente quién puede ver tus documentos y cómo pueden interactuar con ellos.

Capacidades principales:

• Requisitos de verificación de email
• Restricciones basadas en dominio
• Permisos individuales y grupales
• Restricciones de dirección IP
• Autenticación de dos factores
• Opciones de acceso solo lectura

Más información sobre los controles de acceso →

9. Dominios personalizados para salas de datos

Haz que tu sala de datos sea profesional y confiable con tu propio dominio.

Capacidades principales:

• Soporte para dominios y subdominios personalizados
• Gestión de certificados SSL
• Asistencia en configuración DNS
• Enlaces de compartir personalizados
• Verificación de dominio
• Soporte para múltiples dominios

Más información sobre dominios personalizados →

10. Control de versiones de documentos

Mantén un registro de los cambios en los documentos y un historial claro de todas las actualizaciones y modificaciones.

Capacidades principales:

• Historial de versiones de documentos
• Seguimiento automático de versiones
• Registros de cambios
• Comparación de versiones
• Restauración de versiones anteriores
• Notas y comentarios de versiones

Más información sobre el control de versiones →

11. Organización de carpetas

Crea salas de datos estructuradas con una organización intuitiva que facilita la gestión de grandes colecciones de documentos.

Capacidades principales:

• Estructura jerárquica de carpetas
• Organización con arrastrar y soltar
• Carga masiva de archivos
• Categorización de archivos
• Funcionalidad de búsqueda
• Navegación rápida

Más información sobre la organización de carpetas →

12. Configuración de enlaces

Controla cómo y cuándo se puede acceder a tus documentos con configuraciones personalizables de enlaces.

Capacidades principales:

• Fechas de vencimiento
• Límites de visualización
• Protección con contraseña
• Formularios de captura de email
• Desactivación de enlaces
• Programación de acceso

Más información sobre la configuración de enlaces →

13. Colaboración en equipo

Habilita un trabajo en equipo fluido con funciones colaborativas diseñadas para equipos empresariales.

Capacidades principales:

• Permisos basados en roles
• Espacios de trabajo compartidos
• Gestión de miembros del equipo
• Notificaciones de actividad
• Hilos de comentarios
• Asignación de tareas

Más información sobre la colaboración en equipo →

14. Funciones del visor de salas de datos

Visualiza documentos de forma segura con nuestro visor de documentos avanzado que soporta múltiples formatos de archivo.

Capacidades principales:

• Visualización adaptable a móviles
• Controles de zoom
• Navegación por miniaturas
• Modo pantalla completa
• Búsqueda dentro de documentos
• Soporte para múltiples formatos de archivo

Más información sobre el visor de documentos →

15. Analíticas avanzadas de Data Room

Obtén información más profunda sobre la interacción con documentos mediante funciones analíticas completas.

Capacidades principales:

• Métricas de interacción
• Análisis de comportamiento del usuario
• Informes personalizados
• Visualización de datos
• Capacidades de exportación
• Seguimiento en tiempo real

Más información sobre analíticas avanzadas →

Por qué son importantes estas funciones

En el entorno empresarial digital actual, compartir documentos de forma segura es crucial.

Papermark combina seguridad de nivel empresarial con una interfaz intuitiva, haciéndolo ideal para:

• Procesos de due diligence
• Actividades de recaudación de fondos
• Compartir documentos con clientes
• Colaboración en equipo
• Almacenamiento seguro de archivos

Comenzando con Papermark

¿Listo para experimentar estas funciones de primera mano? Papermark ofrece opciones flexibles para comenzar:

1. Auto-alojado: Implementa en tu propia infraestructura para control total
2. Cloud: Comienza inmediatamente con nuestra solución alojada
3. Enterprise: Soluciones personalizadas para organizaciones más grandes

Comienza tu prueba gratuita →

Conclusión

Elegir el data room virtual adecuado con las funciones apropiadas es crucial para compartir y colaborar con documentos de forma segura. Papermark proporciona todas las funciones esenciales necesarias para las empresas modernas mientras mantiene la simplicidad y facilidad de uso.

Ya sea que estés realizando due diligence, compartiendo documentos sensibles o gestionando la colaboración en equipo, estas funciones aseguran que tus documentos permanezcan seguros y accesibles para las personas correctas en el momento adecuado.

Recursos relacionados

• Mejores prácticas de seguridad para Data Room
• Configurando tu primer Data Room
• Guía para compartir documentos

Auto-aloja tu Data Room