¿Cómo requerir verificación de correo electrónico antes de ver un documento?
Requerir la verificación del correo electrónico antes de permitir el acceso a tus documentos en Papermark añade una capa extra de seguridad. Esta guía te mostrará los pasos para configurar y gestionar la verificación de correo electrónico para los enlaces de tus documentos.
¿Qué es la verificación de correo electrónico?
La verificación de correo electrónico es una función de seguridad que requiere que los usuarios verifiquen su dirección de correo antes de poder ver tu documento. Esto asegura que solo los usuarios autorizados con direcciones de correo verificadas puedan acceder a tu información sensible.
Paso 1: Inicia sesión en Papermark
- Visita Papermark
- Ingresa tus credenciales
- Accede a tu panel de control
Paso 2: Navega a la configuración del documento
Encuentra tu documento de una de estas dos formas:
- Crea un nuevo enlace para tu documento
- O localiza un documento existente para editar su configuración
Paso 3: Accede a la configuración del enlace
- Haz clic en el icono de configuración de tu documento
- Busca la sección de opciones de seguridad
- Localiza la configuración de verificación de correo electrónico
Paso 4: Activa la verificación de correo electrónico
- Encuentra el interruptor de verificación de correo electrónico
- Activa la función
- Revisa la configuración adicional si está disponible
- Guarda los cambios
Paso 5: Prueba tu configuración
Antes de compartir con otros:
- Previsualiza el enlace de tu documento haciendo clic en el "icono del ojo"
- Verifica que aparezca el mensaje de verificación de correo electrónico
- Completa el proceso de verificación
- Confirma que el acceso funciona como se espera
Paso 6: Comparte tu enlace protegido
- Copia el enlace seguro de tu documento
- Compártelo con los destinatarios previstos
- Informa a los destinatarios que necesitarán verificar su correo electrónico
- Proporciona instrucciones adicionales si es necesario
Paso 7: Gestiona los controles de acceso
Monitorea y gestiona el acceso a través del panel de control:
- Navega a la configuración del documento
- Encuentra la sección "Gestión de acceso"
- Visualiza las direcciones de correo verificadas
- Gestiona el acceso con estas opciones:
- Revocar acceso instantáneamente
- Añadir a la lista de permitidos
- Eliminar del sistema de verificación
- Exportar lista de correos
Funciones de gestión de acceso en tiempo real
- Control instantáneo: Revoca o concede acceso inmediatamente
- Historial de acceso: Visualiza registros completos de verificación
Opciones adicionales de seguridad
Combina la verificación de correo electrónico con:
- Protección por contraseña
- Lista de dominios permitidos
- Fechas de caducidad personalizadas
- Restricciones de descarga
Mejores prácticas
- Revisión regular: Verifica los correos electrónicos periódicamente
- Comunicación clara: Informa a los destinatarios sobre el proceso de verificación
- Acceso de respaldo: Mantén un registro de las direcciones de correo permitidas
- Seguridad combinada: Úsalo junto con otras funciones de seguridad para máxima protección
Conclusión
La verificación de correo electrónico proporciona una forma robusta de asegurar tus documentos mientras mantienes un acceso fácil para usuarios verificados. Siguiendo estos pasos, puedes implementar y gestionar eficazmente la verificación de correo electrónico para tus documentos sensibles.
Para más información sobre seguridad de documentos, explora nuestras guías sobre: