Permisos granulares para tu Data Room
Los permisos granulares en Papermark te permiten tener un control preciso sobre quién puede acceder a tus documentos y qué pueden hacer con ellos. Esta guía te explicará cómo crear grupos y configurar permisos para usuarios, asegurando que tu información sensible permanezca segura.
Entendiendo los permisos granulares
Los permisos granulares en Papermark se gestionan a través de grupos. Cada grupo puede tener derechos de acceso específicos a diferentes documentos o carpetas dentro de tu data room. Este sistema permite un control flexible y preciso sobre el acceso a documentos.
Para más información sobre data rooms, puedes consultar nuestro data room virtual.
Creación y gestión de grupos
- Inicia sesión en tu cuenta de Papermark.
- Navega hasta la sala de datos donde quieres gestionar los permisos.
- Haz clic en la pestaña "Grupos" en la navegación de la sala de datos.
- Crea el enlace de Grupo mediante el botón Compartir
- Comparte el enlace con el grupo específico
Crear un nuevo grupo
- Haz clic en el botón "Crear grupo".
- Ingresa un nombre para el grupo.
- Añade miembros al grupo ingresando sus direcciones de correo electrónico.
- Haz clic en "Crear" para finalizar el grupo.
Gestión de grupos existentes
Una vez creado un grupo, puedes gestionarlo a través de la navegación del grupo:
- General: Ver y editar información básica del grupo.
- Miembros: Añadir o eliminar miembros del grupo.
- Permisos: Establecer derechos de acceso específicos para el grupo.
Configuración de permisos
- Navega a la pestaña "Permisos" del grupo que quieres gestionar.
- Verás una lista de todos los documentos y carpetas en tu data room.
- Para cada elemento, puedes establecer dos tipos principales de permisos:
- Ver: Permite a los miembros ver el documento.
- Descargar: Permite a los miembros descargar el documento.
Configuración de permisos
- Usa los interruptores para activar o desactivar los permisos de visualización y descarga para cada elemento.
- Los permisos son jerárquicos:
- Si una carpeta tiene permisos establecidos, todos los documentos dentro heredan esos permisos.
- Puedes anular los permisos heredados para documentos individuales si es necesario.
Permisos a nivel de carpeta
- Se aplican a todos los archivos y subcarpetas dentro de la carpeta
- Proporcionan una forma rápida de establecer permisos para múltiples elementos a la vez
- Ideal para mantener un acceso consistente en documentos relacionados
Permisos a nivel de archivo
- Permite un control más detallado sobre documentos individuales
- Puede anular los permisos a nivel de carpeta cuando sea necesario
- Útil para documentos que requieren diferentes derechos de acceso que su carpeta principal
Compartir mediante acceso por enlace de grupo
Puedes crear y compartir enlaces de grupo específicos para optimizar la gestión de accesos:
- Haz clic en el botón "Compartir"
- Selecciona "Enlace de grupo" en la parte superior
- Elige el grupo que quieres asociar con este enlace
- Establece permisos específicos para este enlace de grupo
- Copia y comparte el enlace generado con los destinatarios previstos
Cuando los usuarios accedan al documento a través de este enlace de grupo, heredarán automáticamente los permisos establecidos para ese grupo específico.
Al configurar los permisos, considera usar una combinación de permisos a nivel de carpeta y archivo para lograr el equilibrio adecuado entre facilidad de gestión y control preciso de acceso.
Mejores prácticas para usar permisos granulares
- Crea grupos lógicos: Organiza a los usuarios en grupos según sus roles o el nivel de acceso que necesiten.
- Usa permisos a nivel de carpeta: Establece permisos a nivel de carpeta cuando sea posible para simplificar la gestión. Aprende más sobre gestión de carpetas en Papermark.
- Revisa los permisos regularmente: Audita periódicamente tus grupos y sus permisos para asegurar que siguen siendo apropiados.
- Principio de mínimo privilegio: Otorga el nivel mínimo de acceso necesario para que cada grupo realice sus tareas.
Para información más detallada sobre la seguridad de la sala de datos, visita nuestra página de seguridad.
Funciones avanzadas
- Permisos parciales: Algunos elementos pueden mostrarse parcialmente habilitados (en gris) si los subelementos tienen diferentes configuraciones de permisos.
- Herencia: Comprende cómo fluyen los permisos desde las carpetas a las subcarpetas y documentos para gestionar el acceso de manera efectiva.
Para conocer más sobre las funciones avanzadas de la sala de datos, visita nuestra página de soluciones de sala de datos.
Conclusión
Los permisos granulares en Papermark proporcionan una herramienta poderosa para gestionar el acceso a documentos dentro de tu organización. Al crear grupos bien estructurados y configurar cuidadosamente los permisos, puedes asegurar que la información sensible solo sea accesible para quienes la necesitan, mientras promueves la colaboración y el intercambio de información cuando sea apropiado.
Para más información sobre la seguridad de documentos en Papermark, consulta nuestros artículos sobre marca de agua en documentos y controles de acceso. Si tienes alguna pregunta o necesitas ayuda adicional, contacta a nuestro equipo de soporte o visita nuestro centro de ayuda.