Entendiendo los registros de auditoría en Papermark

Los registros de auditoría de Papermark proporcionan un seguimiento detallado de todas las actividades relacionadas con documentos, ayudándote a mantener la seguridad y el cumplimiento. Esta guía explica cómo usar los registros de auditoría de manera efectiva.

Registros de auditoría de documentos

El registro de auditoría de documentos rastrea las interacciones individuales con los documentos, incluyendo:

Actividades rastreadas

• Visualizaciones de documentos: Cuándo y por cuánto tiempo los usuarios accedieron a los documentos
• Eventos de descarga: Marca de tiempo de las descargas de documentos
• Verificación de email: Cuando los usuarios verifican su correo electrónico
• Acceso por enlace: Intentos de acceso a documentos a través de enlaces compartidos
• Respuestas de acuerdos: Cuando los usuarios aceptan NDAs u otros acuerdos
• Respuestas de feedback: Envíos de feedback de usuarios

Visualización de registros de auditoría de documentos

1. Navega al panel de control de documentos
2. Abre la pestaña "Visitantes"
3. Visualiza la tabla completa que muestra:
   • Información del visitante
   • Duración de la visita
   • Tasa de finalización
   • Última marca de tiempo de visualización
   • Estado de descarga
   • Estado del acuerdo

Registros de auditoría de data room

Los registros de auditoría de data room proporcionan una vista más amplia de cómo los usuarios interactúan con múltiples documentos:

Actividades rastreadas

• Eventos de acceso: Cuando los usuarios ingresan al data room
• Descargas de documentos: Descargas de documentos individuales o en lote
• Verificación de usuario: Estado de verificación de email
• Estado de invitación: Cuando se envían y aceptan las invitaciones
• Interno vs Externo: Distinción entre usuarios internos y externos

Visualización de registros de auditoría de data room

1. Ve al panel de control del data room
2. Selecciona la pestaña "Usuarios"
3. Revisa el registro de actividad que muestra:
   • Detalles del usuario
   • Último tiempo de acceso
   • Historial de descargas
   • Estado de verificación
   • Detalles de invitación

Funciones avanzadas

Indicadores de actividad

Papermark utiliza iconos para indicar diferentes tipos de actividades:

• ✓ (Badge Check) - Visitante verificado
• ℹ️ (Badge Info) - Visitante interno
• ⬇️ (Download Cloud) - Documento descargado
• 📨 (Send) - Invitación enviada
• 📝 (File Badge) - Acuerdo firmado

Filtrado y búsqueda

• Filtrar registros por rango de fechas
• Buscar usuarios o actividades específicas
• Exportar registros para fines de cumplimiento

Mejores prácticas de seguridad

1. Revisión regular: Revisa los registros de auditoría periódicamente para detectar actividades inusuales
2. Control de acceso: Limita el acceso a los registros de auditoría a miembros autorizados del equipo
3. Documentación: Mantén registros de hallazgos significativos de auditoría
4. Cumplimiento: Utiliza los registros de auditoría para demostrar el cumplimiento normativo

Limitaciones del plan

• Plan gratuito: Limitado solo a actividad reciente
• Plan Pro: Historial completo de auditoría con filtrado avanzado
• Enterprise: Políticas de retención personalizadas y opciones de exportación

Ver registros de auditoría

Conclusión

Los registros de auditoría son esenciales para mantener la seguridad y transparencia en el intercambio de documentos. Úsalos regularmente para monitorear la actividad y asegurar el cumplimiento de las políticas de seguridad de tu organización.