Registros de auditoría
Los registros de auditoría de Papermark proporcionan un seguimiento detallado de todas las actividades relacionadas con documentos, ayudándote a mantener la seguridad y el cumplimiento. Esta guía explica cómo usar los registros de auditoría de manera efectiva.
Registros de auditoría de documentos
El registro de auditoría de documentos rastrea las interacciones individuales con los documentos, incluyendo:
Actividades rastreadas
- Visualizaciones de documentos: Cuándo y por cuánto tiempo los usuarios accedieron a los documentos
- Eventos de descarga: Marca de tiempo de las descargas de documentos
- Verificación de email: Cuando los usuarios verifican su correo electrónico
- Acceso por enlace: Intentos de acceso a documentos a través de enlaces compartidos
- Respuestas de acuerdos: Cuando los usuarios aceptan NDAs u otros acuerdos
- Respuestas de feedback: Envíos de feedback de usuarios
Visualización de registros de auditoría de documentos
- Navega al panel de control de documentos
- Abre la pestaña "Visitantes"
- Visualiza la tabla completa que muestra:
- Información del visitante
- Duración de la visita
- Tasa de finalización
- Última marca de tiempo de visualización
- Estado de descarga
- Estado del acuerdo
Registros de auditoría de data room
Los registros de auditoría de data room proporcionan una vista más amplia de cómo los usuarios interactúan con múltiples documentos:
Actividades rastreadas
- Eventos de acceso: Cuando los usuarios ingresan al data room
- Descargas de documentos: Descargas de documentos individuales o en lote
- Verificación de usuario: Estado de verificación de email
- Estado de invitación: Cuando se envían y aceptan las invitaciones
- Interno vs Externo: Distinción entre usuarios internos y externos
Visualización de registros de auditoría de data room
- Ve al panel de control del data room
- Selecciona la pestaña "Usuarios"
- Revisa el registro de actividad que muestra:
- Detalles del usuario
- Último tiempo de acceso
- Historial de descargas
- Estado de verificación
- Detalles de invitación
Funciones avanzadas
Indicadores de actividad
Papermark utiliza iconos para indicar diferentes tipos de actividades:
- ✓ (Insignia de verificación) - Visitante verificado
- ℹ️ (Insignia de información) - Visitante interno
- ⬇️ (Nube de descarga) - Documento descargado
- 📨 (Enviar) - Invitación enviada
- 📝 (Insignia de archivo) - Acuerdo firmado
Filtrado y búsqueda
- Filtrar registros por rango de fechas
- Buscar usuarios o actividades específicas
- Exportar registros para fines de cumplimiento
Mejores prácticas de seguridad
- Revisión regular: Revisar los registros de auditoría periódicamente para detectar actividades inusuales
- Control de acceso: Limitar el acceso a los registros de auditoría solo a miembros autorizados del equipo
- Documentación: Mantener registros de hallazgos significativos de auditoría
- Cumplimiento: Utilizar los registros de auditoría para demostrar el cumplimiento normativo
Limitaciones del plan
- Plan gratuito: Limitado solo a actividad reciente
- Plan Pro: Historial completo de auditoría con filtrado avanzado
- Enterprise: Políticas personalizadas de retención y opciones de exportación
Conclusión
Los registros de auditoría son esenciales para mantener la seguridad y transparencia en el intercambio de documentos. Úsalos regularmente para monitorear la actividad y asegurar el cumplimiento de las políticas de seguridad de tu organización.