¿Qué documentos incluir en la sala de datos de due diligence? (+ lista de verificación)
¿Qué es una sala de datos virtual para la diligencia debida?
Una sala de datos virtual para la diligencia debida es una plataforma en línea segura donde las empresas pueden almacenar, organizar y compartir documentos críticos relacionados con sus operaciones comerciales, finanzas y asuntos legales con potenciales inversores, compradores o socios durante un proceso de transacción o evaluación.
Este repositorio digital centralizado permite una gestión eficiente de documentos y un acceso controlado, asegurando que toda la información necesaria sea fácilmente accesible para las partes autorizadas mientras se mantiene la confidencialidad y la seguridad.
¿Por qué usar una sala de datos virtual para la diligencia debida?
El uso de una VDR para la diligencia debida es crucial por varias razones:
- Confidencialidad: Protege la información comercial sensible con acceso controlado.
- Eficiencia: Agiliza el proceso de diligencia debida con documentos organizados y fácilmente accesibles.
- Transparencia: Proporciona una visión clara y completa de la empresa a las partes interesadas.
- Accesibilidad global: Permite el acceso seguro para las partes en diferentes ubicaciones y zonas horarias.
- Registro de auditoría: Rastrea las visualizaciones e interacciones de documentos para una mejor supervisión.
- Rentable: Reduce los gastos asociados con las salas de datos físicas y los viajes.
Tipos de diligencia debida utilizando salas de datos
Las salas de datos virtuales son herramientas versátiles que se pueden utilizar para varios tipos de procesos de diligencia debida. Aquí hay algunos tipos comunes y sus casos de uso:
1. Debida diligencia en fusiones y adquisiciones (M&A)
Caso de uso: Durante las transacciones de M&A, la empresa adquirente necesita evaluar exhaustivamente el estado financiero, legal y operativo de la empresa objetivo.
Descripción: Una sala de datos permite al vendedor compartir información sensible de forma segura con los posibles compradores. Agiliza el proceso de revisión de miles de documentos, desde estados financieros hasta contratos y registros de propiedad intelectual.
2. Debida diligencia financiera
Caso de uso: Los inversores o prestamistas necesitan evaluar la salud financiera de una empresa antes de tomar decisiones de inversión o conceder préstamos.
Descripción: Las salas de datos proporcionan una plataforma segura para compartir registros financieros detallados, informes de auditoría, declaraciones de impuestos y proyecciones financieras, permitiendo un análisis exhaustivo de la situación financiera de la empresa.
3. Debida diligencia legal
Caso de uso: Los equipos legales necesitan revisar la situación legal de una empresa, sus contratos y posibles responsabilidades.
Descripción: Los VDR ofrecen una ubicación centralizada para almacenar y acceder a documentos legales como contratos, registros de litigios, derechos de propiedad intelectual y documentos de cumplimiento normativo.
4. Debida diligencia operativa
Caso de uso: Evaluación de las operaciones diarias, procesos y eficiencia de una empresa.
Descripción: Las salas de datos pueden albergar manuales operativos, procedimientos de control de calidad, información sobre la cadena de suministro y otros documentos que proporcionan información sobre la eficacia operativa de la empresa.
5. Debida diligencia en TI y ciberseguridad
Caso de uso: Evaluación de la infraestructura de TI, sistemas y medidas de ciberseguridad de una empresa.
Descripción: Los VDR pueden almacenar y compartir de forma segura documentación de TI, diagramas de red, políticas de seguridad e informes de auditoría, permitiendo una evaluación exhaustiva de las capacidades tecnológicas y riesgos de la empresa.
6. Due diligence inmobiliaria
Caso de uso: Evaluación de inversiones o transacciones inmobiliarias.
Descripción: Las salas de datos pueden contener escrituras de propiedad, contratos de arrendamiento, información de zonificación, informes ambientales y otros documentos relevantes para una evaluación exhaustiva de la propiedad.
7. Due diligence de propiedad intelectual (PI)
Caso de uso: Evaluación del valor y estado legal de la propiedad intelectual de una empresa.
Descripción: Los VDR proporcionan un entorno seguro para compartir información sensible de PI, como solicitudes de patentes, registros de marcas y acuerdos de licencia.
8. Due diligence de recursos humanos
Caso de uso: Evaluación de la fuerza laboral, políticas y cultura de una empresa.
Descripción: Las salas de datos pueden almacenar contratos de empleados, políticas de RRHH, organigramas y otros documentos relacionados con el personal para una revisión exhaustiva del capital humano de la empresa.
Al utilizar una sala de datos virtual para estos diversos tipos de due diligence, las empresas pueden garantizar un proceso de evaluación seguro, eficiente y exhaustivo, independientemente del enfoque específico o la industria involucrada.
Lista de verificación de documentos para due diligence
Al preparar una sala de datos virtual para due diligence, es crucial incluir un conjunto completo de documentos bien organizados. Aquí tienes una lista detallada de documentos clave para incluir:
| Documento | Categoría | Esencial | Bueno tener |
|---|---|---|---|
| Organigrama corporativo | Información corporativa | ✔️ | |
| Certificado de constitución | Información corporativa | ✔️ | |
| Estatutos y enmiendas | Información corporativa | ✔️ | |
| Acuerdos de accionistas | Información corporativa | ✔️ | |
| Actas de reuniones de la junta | Gobierno corporativo | ✔️ | |
| Estados financieros auditados (3-5 años) | Información financiera | ✔️ | |
| Cuentas de gestión | Información financiera | ✔️ | |
| Proyecciones de flujo de caja | Información financiera | ✔️ | |
| Declaraciones de impuestos (3-5 años) | Información financiera | ✔️ | |
| Contratos importantes | Documentos legales | ✔️ | |
| Contratos de clientes | Documentos legales | ✔️ | |
| Acuerdos con proveedores | Documentos legales | ✔️ | |
| Contratos laborales | Recursos humanos | ✔️ | |
| Manual del empleado | Recursos humanos | ✔️ | |
| Organigrama | Recursos humanos | ✔️ | |
| Cartera de propiedad intelectual | PI y tecnología | ✔️ | |
| Solicitudes/registros de patentes | PI y tecnología | ✔️ | |
| Registros de marcas | PI y tecnología | ✔️ | |
| Resumen de sistemas de TI | PI y tecnología | ✔️ | |
| Escrituras/arrendamientos de bienes inmuebles | Activos | ✔️ | |
| Arrendamientos de equipos | Activos | ✔️ | |
| Pólizas de seguros | Gestión de riesgos | ✔️ | |
| Historial de litigios/demandas actuales | Documentos legales | ✔️ | |
| Presentaciones regulatorias | Cumplimiento normativo | ✔️ | |
| Permisos y licencias | Cumplimiento normativo | ✔️ | |
| Informes de cumplimiento ambiental | Cumplimiento normativo | ✔️ | |
| Plan de negocio | Documentos estratégicos | ✔️ | |
| Informes de análisis de mercado | Documentos estratégicos | ✔️ | |
| Listas y datos de clientes | Ventas y marketing | ✔️ | |
| Descripciones de productos/servicios | Operaciones | ✔️ | |
| Procedimientos de control de calidad | Operaciones | ✔️ |
¿Cómo compartir de forma segura tu sala de datos de due diligence?
Garantizar la seguridad de tu sala de datos virtual es primordial al compartir información sensible durante la due diligence. Considera estas características clave:
- Autenticación de usuarios: Implementa autenticación multifactor para mayor seguridad.
- Controles de acceso: Establece permisos granulares para diferentes roles de usuario.
- Cifrado de documentos: Asegura el cifrado de extremo a extremo para todos los datos almacenados y transmitidos.
- Marcas de agua: Añade marcas de agua dinámicas para disuadir el intercambio no autorizado.
- Pistas de auditoría: Rastrea todas las actividades de los usuarios dentro de la sala de datos.
- Acceso limitado en el tiempo: Establece fechas de caducidad para el acceso a documentos.
- Deshabilitar descargas: Evita descargas no autorizadas de documentos cuando sea necesario.
- Integración de NDA: Requiere la aceptación de acuerdos de confidencialidad antes de conceder acceso.
Aprende más sobre la configuración de enlaces seguros de Papermark para proteger tus datos de due diligence.
Sala de datos autohospedada para due diligence
Aunque muchas empresas optan por soluciones de salas de datos virtuales en la nube, las salas de datos autohospedadas se están volviendo cada vez más populares para los procesos de due diligence. Las salas de datos autohospedadas ofrecen varias ventajas únicas:
- Control completo: Mantén el control total sobre tus datos e infraestructura.
- Seguridad mejorada: Mantén la información sensible dentro de tu propio entorno seguro.
- Personalización: Adapta la sala de datos a tus necesidades específicas e intégrala con los sistemas existentes.
- Rentable: Elimina las tarifas de suscripción continuas para uso a largo plazo.
- Cumplimiento: Cumple fácilmente con requisitos regulatorios específicos controlando la ubicación y el acceso a los datos.
Papermark ofrece una robusta solución de sala de datos autohospedada que combina los beneficios del autoalojamiento con las características de una sala de datos virtual moderna y segura. Con Papermark, puedes:
- Desplegar la sala de datos en tus propios servidores o infraestructura en la nube preferida
- Personalizar la interfaz de usuario para que coincida con tu marca
- Establecer controles de acceso y permisos granulares
- Rastrear las visualizaciones de documentos y la actividad del usuario
- Integrar con tus sistemas de autenticación existentes
Costos de la sala de datos virtual para la debida diligencia
Al considerar una solución de sala de datos virtual para la debida diligencia, es importante entender los costos asociados. Papermark ofrece una solución rentable en comparación con muchos proveedores tradicionales de VDR:
- Costo de VDR de Papermark: 59 € al mes (facturado anualmente) consulta los precios
- Proveedores promedio de VDR: 750 € al mes (facturado anualmente)
El precio fijo de Papermark incluye salas de datos, usuarios y almacenamiento ilimitados, lo que lo convierte en una opción atractiva para empresas de todos los tamaños. Utiliza la calculadora de costos de VDR para obtener una comparación de los precios de VDR.
Conclusión
Una sala de datos virtual bien organizada es esencial para llevar a cabo una debida diligencia eficiente y exhaustiva. Mejora la transparencia, agiliza el proceso de evaluación y proporciona un entorno seguro para compartir información sensible. Al incluir documentos completos y bien estructurados, las empresas pueden facilitar transacciones más fluidas, generar confianza con posibles inversores o compradores, y aumentar la probabilidad de cerrar acuerdos exitosos.
Elige un proveedor confiable de salas de datos virtuales para gestionar tus documentos de forma segura y eficiente, asegurando un proceso de debida diligencia sin problemas. Para una solución integral de sala de datos virtual adaptada a la debida diligencia, considera la oferta de Papermark y utiliza su calculadora de precios para comparar costos.