Wie fordert man eine E-Mail-Verifizierung vor dem Anzeigen eines Dokuments an?
Die Aktivierung der E-Mail-Verifizierung vor dem Zugriff auf Ihre Dokumente in Papermark fügt eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu. Diese Anleitung führt Sie durch die Schritte zum Einrichten und Verwalten der E-Mail-Verifizierung für Ihre Dokumentenlinks.
Was ist E-Mail-Verifizierung?
Die E-Mail-Verifizierung ist eine Sicherheitsfunktion, die von Nutzern verlangt, ihre E-Mail-Adresse zu verifizieren, bevor sie Ihr Dokument einsehen können. Dies stellt sicher, dass nur autorisierte Nutzer mit verifizierten E-Mail-Adressen auf Ihre sensiblen Informationen zugreifen können.
Schritt 1: Bei Papermark einloggen
- Besuchen Sie Papermark
- Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein
- Greifen Sie auf Ihr Dashboard zu
Schritt 2: Zu den Dokumenteinstellungen navigieren
Finden Sie Ihr Dokument auf eine der beiden folgenden Arten:
- Erstellen Sie einen neuen Link für Ihr Dokument
- Oder suchen Sie ein bestehendes Dokument, um dessen Einstellungen zu bearbeiten
Schritt 3: Link-Einstellungen aufrufen
- Klicken Sie auf das Einstellungssymbol für Ihr Dokument
- Suchen Sie den Bereich für Sicherheitsoptionen
- Finden Sie die E-Mail-Verifizierungseinstellungen
Schritt 4: E-Mail-Verifizierung aktivieren
- Suchen Sie den Umschalter für die E-Mail-Verifizierung
- Aktivieren Sie die Funktion
- Prüfen Sie zusätzliche Einstellungen, falls verfügbar
- Speichern Sie Ihre Änderungen
Schritt 5: Einstellungen testen
Vor dem Teilen mit anderen:
- Vorschau Ihres Dokumentenlinks durch Klicken auf das "Augen-Symbol"
- Überprüfen Sie, ob die E-Mail-Verifizierungsaufforderung erscheint
- Durchlaufen Sie den Verifizierungsprozess
- Bestätigen Sie, dass der Zugriff wie erwartet funktioniert
Schritt 6: Geschützten Link teilen
- Kopieren Sie Ihren sicheren Dokumentenlink
- Teilen Sie ihn mit den gewünschten Empfängern
- Informieren Sie die Empfänger, dass sie ihre E-Mail verifizieren müssen
- Stellen Sie bei Bedarf zusätzliche Anweisungen bereit
Schritt 7: Zugriffskontrolle verwalten
Überwachen und verwalten Sie den Zugriff über das Dashboard:
- Navigieren Sie zu den Dokumenteinstellungen
- Finden Sie den Bereich "Zugriffsverwaltung"
- Sehen Sie verifizierte E-Mail-Adressen ein
- Verwalten Sie den Zugriff mit diesen Optionen:
- Sofortiger Zugriffsentzug
- Zur Allowlist hinzufügen
- Aus dem Verifizierungssystem entfernen
- E-Mail-Liste exportieren
Echtzeit-Zugriffsverwaltungsfunktionen
- Sofortige Kontrolle: Zugriff sofort entziehen oder gewähren
- Zugriffshistorie: Vollständige Verifizierungsprotokolle einsehen
Zusätzliche Sicherheitsoptionen
Kombinieren Sie E-Mail-Verifizierung mit:
- Passwortschutz
- Domain-Allowlisting
- Benutzerdefinierten Ablaufdaten
- Download-Beschränkungen
Best Practices
- Regelmäßige Überprüfung: Prüfen Sie verifizierte E-Mails regelmäßig
- Klare Kommunikation: Informieren Sie Empfänger über den Verifizierungsprozess
- Backup-Zugriff: Behalten Sie den Überblick über zugelassene E-Mail-Adressen
- Kombinierte Sicherheit: Nutzen Sie weitere Sicherheitsfunktionen für maximalen Schutz
Fazit
Die E-Mail-Verifizierung bietet eine robuste Möglichkeit, Ihre Dokumente zu sichern und gleichzeitig einen einfachen Zugriff für verifizierte Nutzer zu gewährleisten. Durch Befolgen dieser Schritte können Sie die E-Mail-Verifizierung für Ihre sensiblen Dokumente effektiv implementieren und verwalten.
Weitere Informationen zur Dokumentensicherheit finden Sie in unseren Anleitungen zu: