HilfecenterWie fordert man eine E-Mail zum Anzeigen eines Dokuments an?
Wie fordert man eine E-Mail zum Anzeigen eines Dokuments an?
Die Anforderung einer E-Mail-Adresse vor dem Anzeigen eines Dokuments in Papermark hilft Ihnen dabei, nachzuverfolgen, wer auf Ihre Dokumente zugreift, während der einfache Zugang erhalten bleibt. Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess.
Was ist E-Mail-Erfassung?
Die E-Mail-Erfassung ist eine Funktion, die Benutzer dazu verpflichtet, ihre E-Mail-Adresse einzugeben, bevor sie Ihr Dokument ansehen können. Anders als bei der E-Mail-Verifizierung ist keine Authentifizierung erforderlich - ideal für Lead-Generierung bei gleichzeitiger Nachverfolgung des Dokumentenzugriffs.
Schritt 2: Zu den Dokumenteinstellungen navigieren
Finden Sie Ihr Dokument auf eine der beiden folgenden Arten:
Erstellen Sie einen neuen Link für Ihr Dokument
Oder suchen Sie ein bestehendes Dokument, um dessen Einstellungen zu bearbeiten
Schritt 3: Link-Einstellungen aufrufen
Klicken Sie auf das Einstellungssymbol für Ihr Dokument
Suchen Sie den Bereich "E-Mail-Schutz"
Hier können Sie die E-Mail-Erfassungseinstellungen konfigurieren
Schritt 4: E-Mail-Erfassung aktivieren
Suchen Sie den E-Mail-Erfassungs-Schalter
Aktivieren Sie die Funktion
Speichern Sie Ihre Änderungen
Schritt 5: Einstellungen testen
Vor dem Teilen mit anderen:
Vorschau Ihres Dokumentenlinks durch Klicken auf das "Augen-Symbol"
Überprüfen Sie, ob das E-Mail-Erfassungsformular erscheint
Testen Sie den Prozess durch Eingabe einer E-Mail
Bestätigen Sie, dass der Zugriff wie erwartet funktioniert
Schritt 6: Geschützten Link teilen
Kopieren Sie Ihren sicheren Dokumentenlink
Teilen Sie ihn mit Ihren gewünschten Empfängern
Informieren Sie die Empfänger, dass sie ihre E-Mail angeben müssen
Geben Sie bei Bedarf zusätzliche Kontextinformationen
Schritt 7: E-Mail-Erfassungen überwachen
Verfolgen und verwalten Sie erfasste E-Mails über Ihr Dashboard:
Navigieren Sie zur Dokumentenanalytik
Sehen Sie die Liste der erfassten E-Mail-Adressen ein
Exportieren Sie E-Mail-Listen nach Bedarf
Überwachen Sie Dokumentzugriffsmuster
E-Mail-Verwaltungsfunktionen
Download-Listen: Exportieren Sie erfasste E-Mail-Adressen
Zugriffsprotokolle: Sehen Sie, wann E-Mails erfasst wurden
Analytics: Verfolgen Sie die Dokumentennutzung
Integrationsmöglichkeiten: Verbinden Sie sich mit Ihrem CRM oder E-Mail-Marketing-Tools
Zusätzliche Sicherheitsoptionen
Kombinieren Sie E-Mail-Erfassung mit:
Passwortschutz
Domain-Allowlisting
Benutzerdefinierten Ablaufdaten
Download-Beschränkungen
Best Practices
Klare Kommunikation: Informieren Sie Empfänger über die E-Mail-Anforderung
Regelmäßige Überwachung: Prüfen Sie erfasste E-Mails regelmäßig
Datenverwaltung: Exportieren und sichern Sie E-Mail-Listen regelmäßig
Datenschutz-Compliance: Stellen Sie die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen sicher
Fazit
Die E-Mail-Erfassung bietet eine effektive Möglichkeit, den Dokumentenzugriff zu überwachen und gleichzeitig Leads zu generieren. Mit diesen Schritten können Sie die E-Mail-Erfassung für Ihre geteilten Dokumente einfach implementieren.
Weitere Informationen zur Dokumentensicherheit und -verfolgung finden Sie in unseren Leitfäden: