Wie fordert man eine E-Mail zum Anzeigen eines Dokuments an?
Die Anforderung einer E-Mail-Adresse vor dem Anzeigen eines Dokuments in Papermark hilft Ihnen dabei, nachzuverfolgen, wer auf Ihre Dokumente zugreift, während der einfache Zugang erhalten bleibt. Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess.
Was ist E-Mail-Erfassung?
Die E-Mail-Erfassung ist eine Funktion, die Benutzer dazu verpflichtet, ihre E-Mail-Adresse einzugeben, bevor sie Ihr Dokument ansehen können. Anders als bei der E-Mail-Verifizierung ist keine Authentifizierung erforderlich - ideal für Lead-Generierung bei gleichzeitiger Nachverfolgung des Dokumentenzugriffs.
Schritt 1: Bei Papermark einloggen
- Besuchen Sie Papermark
- Geben Sie Ihre Anmeldedaten ein
- Greifen Sie auf Ihr Dashboard zu
Schritt 2: Zu den Dokumenteinstellungen navigieren
Finden Sie Ihr Dokument auf eine der beiden folgenden Arten:
- Erstellen Sie einen neuen Link für Ihr Dokument
- Oder suchen Sie ein bestehendes Dokument, um dessen Einstellungen zu bearbeiten
Schritt 3: Link-Einstellungen aufrufen
- Klicken Sie auf das Einstellungssymbol für Ihr Dokument
- Suchen Sie den Bereich "E-Mail-Schutz"
- Hier können Sie die E-Mail-Erfassungseinstellungen konfigurieren
Schritt 4: E-Mail-Erfassung aktivieren
- Suchen Sie den E-Mail-Erfassungs-Schalter
- Aktivieren Sie die Funktion
- Speichern Sie Ihre Änderungen
Schritt 5: Einstellungen testen
Vor dem Teilen mit anderen:
- Vorschau Ihres Dokumentenlinks durch Klicken auf das "Augen-Symbol"
- Überprüfen Sie, ob das E-Mail-Erfassungsformular erscheint
- Testen Sie den Prozess durch Eingabe einer E-Mail
- Bestätigen Sie, dass der Zugriff wie erwartet funktioniert
Schritt 6: Geschützten Link teilen
- Kopieren Sie Ihren sicheren Dokumentenlink
- Teilen Sie ihn mit Ihren gewünschten Empfängern
- Informieren Sie die Empfänger, dass sie ihre E-Mail angeben müssen
- Geben Sie bei Bedarf zusätzliche Kontextinformationen
Schritt 7: E-Mail-Erfassungen überwachen
Verfolgen und verwalten Sie erfasste E-Mails über Ihr Dashboard:
- Navigieren Sie zur Dokumentenanalytik
- Sehen Sie die Liste der erfassten E-Mail-Adressen ein
- Exportieren Sie E-Mail-Listen nach Bedarf
- Überwachen Sie Dokumentzugriffsmuster
E-Mail-Verwaltungsfunktionen
- Download-Listen: Exportieren Sie erfasste E-Mail-Adressen
- Zugriffsprotokolle: Sehen Sie, wann E-Mails erfasst wurden
- Analytics: Verfolgen Sie die Dokumentennutzung
- Integrationsmöglichkeiten: Verbinden Sie sich mit Ihrem CRM oder E-Mail-Marketing-Tools
Zusätzliche Sicherheitsoptionen
Kombinieren Sie E-Mail-Erfassung mit:
- Passwortschutz
- Domain-Allowlisting
- Benutzerdefinierten Ablaufdaten
- Download-Beschränkungen
Best Practices
- Klare Kommunikation: Informieren Sie Empfänger über die E-Mail-Anforderung
- Regelmäßige Überwachung: Prüfen Sie erfasste E-Mails regelmäßig
- Datenverwaltung: Exportieren und sichern Sie E-Mail-Listen regelmäßig
- Datenschutz-Compliance: Stellen Sie die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen sicher
Fazit
Die E-Mail-Erfassung bietet eine effektive Möglichkeit, den Dokumentenzugriff zu überwachen und gleichzeitig Leads zu generieren. Mit diesen Schritten können Sie die E-Mail-Erfassung für Ihre geteilten Dokumente einfach implementieren.
Weitere Informationen zur Dokumentensicherheit und -verfolgung finden Sie in unseren Leitfäden: