Granulare Berechtigungen für Ihren Datenraum
Granulare Berechtigungen in Papermark ermöglichen Ihnen eine präzise Kontrolle darüber, wer auf Ihre Dokumente zugreifen und was damit gemacht werden kann. Diese Anleitung führt Sie durch die Erstellung von Gruppen und die Einrichtung von Berechtigungen für Benutzer, um sicherzustellen, dass Ihre sensiblen Informationen geschützt bleiben.
Granulare Berechtigungen verstehen
Granulare Berechtigungen in Papermark werden über Gruppen verwaltet. Jede Gruppe kann spezifische Zugriffsrechte auf verschiedene Dokumente oder Ordner innerhalb Ihres Datenraums haben. Dieses System ermöglicht eine flexible und präzise Kontrolle über den Dokumentenzugriff.
Weitere Informationen zu Datenräumen finden Sie in unserem virtuellen Datenraum.
Gruppen erstellen und verwalten
- Melden Sie sich bei Ihrem Papermark-Konto an.
- Navigieren Sie zum Datenraum, in dem Sie die Berechtigungen verwalten möchten.
- Klicken Sie auf den "Gruppen"-Tab in der Datenraum-Navigation.
- Erstellen Sie einen Gruppenlink über den Share-Button
- Teilen Sie den Link mit der entsprechenden Gruppe
Neue Gruppe erstellen
- Klicken Sie auf den Button "Gruppe erstellen".
- Geben Sie einen Namen für die Gruppe ein.
- Fügen Sie Mitglieder zur Gruppe hinzu, indem Sie deren E-Mail-Adressen eingeben.
- Klicken Sie auf "Erstellen", um die Gruppe zu finalisieren.
Bestehende Gruppen verwalten
Sobald eine Gruppe erstellt wurde, können Sie sie über die Gruppennavigation verwalten:
- Allgemein: Grundlegende Gruppeninformationen anzeigen und bearbeiten.
- Mitglieder: Mitglieder zur Gruppe hinzufügen oder entfernen.
- Berechtigungen: Spezifische Zugriffsrechte für die Gruppe festlegen.
Berechtigungen einrichten
- Navigieren Sie zum Tab "Berechtigungen" für die Gruppe, die Sie verwalten möchten.
- Sie sehen eine Liste aller Dokumente und Ordner in Ihrem Datenraum.
- Für jedes Element können Sie zwei Hauptarten von Berechtigungen festlegen:
- Ansicht: Erlaubt Mitgliedern das Anzeigen des Dokuments.
- Download: Erlaubt Mitgliedern das Herunterladen des Dokuments.
Berechtigungen konfigurieren
- Verwenden Sie die Umschalter, um Ansichts- und Download-Berechtigungen für jedes Element zu aktivieren oder zu deaktivieren.
- Die Berechtigungen sind hierarchisch:
- Wenn ein Ordner Berechtigungen hat, erben alle darin enthaltenen Dokumente diese Berechtigungen.
- Sie können geerbte Berechtigungen für einzelne Dokumente bei Bedarf überschreiben.
Ordnerebenen-Berechtigungen
- Gelten für alle Dateien und Unterordner innerhalb des Ordners
- Bieten eine schnelle Möglichkeit, Berechtigungen für mehrere Elemente gleichzeitig festzulegen
- Ideal für die Aufrechterhaltung eines konsistenten Zugriffs auf verwandte Dokumente
Dateiebenen-Berechtigungen
- Ermöglicht eine präzisere Kontrolle über einzelne Dokumente
- Kann bei Bedarf Ordner-Berechtigungen überschreiben
- Nützlich für Dokumente, die andere Zugriffsrechte als ihr übergeordneter Ordner benötigen
Teilen über Gruppen-Link-Zugriff
Sie können spezifische Gruppenlinks erstellen und teilen, um die Zugriffsverwaltung zu vereinfachen:
- Klicken Sie auf den "Share"-Button
- Wählen Sie "Gruppenlink" oben aus
- Wählen Sie die Gruppe aus, die Sie diesem Link zuordnen möchten
- Legen Sie spezifische Berechtigungen für diesen Gruppenlink fest
- Kopieren Sie den generierten Link und teilen Sie ihn mit den gewünschten Empfängern
Wenn Benutzer über diesen Gruppenlink auf das Dokument zugreifen, erhalten sie automatisch die für diese spezifische Gruppe festgelegten Berechtigungen.
Berücksichtigen Sie bei der Einrichtung von Berechtigungen eine Kombination aus Ordner- und Dateiebenen-Berechtigungen, um die richtige Balance zwischen einfacher Verwaltung und präziser Zugriffskontrolle zu erreichen.
Best Practices für granulare Berechtigungen
- Logische Gruppen erstellen: Organisieren Sie Benutzer in Gruppen basierend auf ihren Rollen oder dem benötigten Zugriffsgrad.
- Ordner-Berechtigungen verwenden: Setzen Sie wenn möglich Berechtigungen auf Ordnerebene, um die Verwaltung zu vereinfachen. Erfahren Sie mehr über Ordnerverwaltung in Papermark.
- Regelmäßige Überprüfung der Berechtigungen: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Gruppen und deren Berechtigungen, um sicherzustellen, dass sie angemessen bleiben.
- Prinzip der geringsten Privilegien: Gewähren Sie jeder Gruppe nur die minimalen Zugriffsrechte, die für ihre Aufgaben erforderlich sind.
Weitere detaillierte Informationen zur Datenraumsicherheit finden Sie auf unserer Sicherheitsseite.
Erweiterte Funktionen
- Teilberechtigungen: Einige Elemente können als teilweise aktiviert (grau) angezeigt werden, wenn Unterelemente unterschiedliche Berechtigungseinstellungen haben.
- Vererbung: Verstehen Sie, wie Berechtigungen von Ordnern zu Unterordnern und Dokumenten fließen, um den Zugriff effektiv zu verwalten.
Um mehr über erweiterte Datenraum-Funktionen zu erfahren, besuchen Sie unsere Datenraum-Lösungsseite.
Fazit
Granulare Berechtigungen in Papermark bieten ein leistungsstarkes Tool zur Verwaltung des Dokumentenzugriffs innerhalb Ihrer Organisation. Durch die Erstellung gut strukturierter Gruppen und sorgfältig eingestellter Berechtigungen können Sie sicherstellen, dass sensible Informationen nur für diejenigen zugänglich sind, die sie benötigen, während gleichzeitig die Zusammenarbeit und der Informationsaustausch dort gefördert werden, wo es angemessen ist.
Weitere Informationen zur Dokumentensicherheit in Papermark finden Sie in unseren Artikeln über Dokumenten-Wasserzeichen und Zugriffskontrolle. Wenn Sie Fragen haben oder weitere Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie bitte unser Support-Team oder besuchen Sie unser Hilfezentrum.