Audit-Logs in Papermark verstehen

Die Audit-Logs von Papermark bieten eine detaillierte Verfolgung aller dokumentbezogenen Aktivitäten und helfen Ihnen dabei, Sicherheit und Compliance aufrechtzuerhalten. Diese Anleitung erklärt, wie Sie Audit-Logs effektiv nutzen können.

Dokument-Audit-Logs

Das Dokument-Audit-Log verfolgt einzelne Dokumentinteraktionen, einschließlich:

Erfasste Aktivitäten

• Dokumentansichten: Wann und wie lange Betrachter auf Dokumente zugegriffen haben
• Download-Events: Zeitstempel von Dokumenten-Downloads
• E-Mail-Verifizierung: Wann Betrachter ihre E-Mail verifizieren
• Link-Zugriffe: Versuche, über Sharing-Links auf Dokumente zuzugreifen
• Agreement-Antworten: Wann Betrachter NDAs oder andere Vereinbarungen akzeptieren
• Feedback-Antworten: Übermittlung von User-Feedback

Anzeigen von Dokument-Audit-Logs

1. Navigieren Sie zu Ihrem Dokument-Dashboard
2. Öffnen Sie den "Besucher"-Tab
3. Sehen Sie die umfassende Tabelle mit:
   • Besucherinformationen
   • Besuchsdauer
   • Abschlussrate
   • Zeitstempel der letzten Ansicht
   • Download-Status
   • Agreement-Status

Data-Room-Audit-Logs

Data-Room-Audit-Logs bieten einen breiteren Überblick darüber, wie User mit mehreren Dokumenten interagieren:

Erfasste Aktivitäten

• Zugriffs-Events: Wann User den Data Room betreten
• Dokument-Downloads: Bulk- oder einzelne Dokument-Downloads
• Viewer-Verifizierung: E-Mail-Verifizierungsstatus
• Einladungsstatus: Wann Einladungen versendet und akzeptiert werden
• Intern vs. Extern: Unterscheidung zwischen internen und externen Viewern

Anzeigen von Data-Room-Audit-Logs

1. Gehen Sie zu Ihrem Data-Room-Dashboard
2. Wählen Sie den "Viewer"-Tab
3. Prüfen Sie das Aktivitätsprotokoll mit:
   • Viewer-Details
   • Zeitpunkt des letzten Zugriffs
   • Download-Historie
   • Verifizierungsstatus
   • Einladungsdetails

Advanced Features

Aktivitätsindikatoren

Papermark verwendet Icons zur Anzeige verschiedener Aktivitätstypen:

• ✓ (Badge Check) - Verifizierter Besucher
• ℹ️ (Badge Info) - Interner Besucher
• ⬇️ (Download Cloud) - Dokument heruntergeladen
• 📨 (Send) - Einladung versendet
• 📝 (File Badge) - Agreement unterschrieben

Filtering und Suche

• Logs nach Datumsbereich filtern
• Nach spezifischen Usern oder Aktivitäten suchen
• Logs für Compliance-Zwecke exportieren

Security Best Practices

1. Regelmäßige Überprüfung: Prüfen Sie Audit-Logs regelmäßig auf ungewöhnliche Aktivitäten
2. Zugriffssteuerung: Beschränken Sie den Zugriff auf Audit-Logs auf autorisierte Teammitglieder
3. Dokumentation: Führen Sie Aufzeichnungen über wichtige Audit-Ergebnisse
4. Compliance: Nutzen Sie Audit-Logs zum Nachweis der Einhaltung von Vorschriften

Plan-Einschränkungen

• Free Plan: Nur auf aktuelle Aktivitäten beschränkt
• Pro Plan: Vollständiger Audit-Verlauf mit erweitertem Filtering
• Enterprise: Individuelle Aufbewahrungsrichtlinien und Export-Optionen

Audit-Logs anzeigen

Fazit

Audit-Logs sind essentiell für die Aufrechterhaltung von Sicherheit und Transparenz beim Dokumenten-Sharing. Nutzen Sie sie regelmäßig, um Aktivitäten zu überwachen und die Einhaltung der Sicherheitsrichtlinien Ihrer Organisation sicherzustellen.